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澳门葡京娱乐场官网_澳门新葡京娱乐场网址档案管理制度

2015-03-12 18:35:32   来源:   关注:
一、文书档案管理
     1、坚持文件材料统收、统管。学校的所有收文由办公室统一登记,经有关领导批阅后,及时将批件(或复印件)送达有关部门或人员办理,事毕由办公室收回原件归档。
     2、学校制发文件必须送校长、书记审核、签发,由办公室统一编号、登记、印发,将底稿和一份正文归档。
     3、按照文件、材料归档范围及保管期限,由办公室对收集的文件、材料进行鉴定,凡属学校归档范围的文件、材料,必须齐全完整,任何人不得据为己有。
     4、学校档案人员,应在次年六月底前,将平时整理的档案材料编目、装订或装盒。
     5、按时向市档案局报送档案统计年报表及相关资料。
     6、借阅文书档案按照借阅制度执行,档案人员做好借阅登记和利用档案典型事例的记录。
二、会计档案管理
     1、会计档案的收集范围包括会计凭证、会计账簿和财务报表等会计核算材料,具体包括:原始凭证、记账凭证、汇总凭证;总账、明细帐、日记账、银行存款帐、现金日记账;年报、季报、月报;银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、保管清册。
      2、学校每年形成的会计档案,按照财政部、国家档案局《会计档案管理办法》规定,由财务会计人员按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册。凭证每月包角装订成册,帐薄、报表和其他会计核算材料年终整理。每个保管单位(册、卷)封面所有项目均应填写清楚,移交前编好案卷号、归档号,填写好案卷目录等。
      3、会计档案整理要求分类清楚,装订结实美观,编目系统正确,封面书写清楚整齐,便于查找和利用。
      4、当年形成的会计档案,在会计年度终了后,由会计保管一年,期满后,编制移交清册交档案室保管,出纳人员不得兼管会计档案。
      5、移交档案室的会计档案,原则上应当保持原卷的封装。个别需要拆封重新整理,档案室应当会同财务人员和经办人员共同拆封整理,以分清责任。
      6、凡是采用电脑做帐的,除将数据刻录光盘保存外,必须保存打印的纸质档案。
      7、坚持查阅登记,严守档案机密,本校教职工因工作需要查阅会计档案,应进行登记,经主要领导批准后方可查阅。外单位查阅会计档案,须持单位介绍信,经分管领导批准后方能查阅。
      8、档案管理人员调动工作时,必须办理交接手续,方能离职。
三、基建档案管理
     1、基建档案有关文件材料的收集由基建项目负责人指定的工作人员负责,收集范围包括:立项计划、预决算材料、材质检验报告、隐蔽工程材料、竣工资料和图纸、表册等。
     2、基建项目完成后,由项目负责人将材料清理核对清楚,按照有关标准要求进行立卷整理,要求项目区分清楚,整理规范标准,编目系统正确。
     3、在项目竣工后两个月内,将整理规范的基建档案移交档案室保存,交接双方按照有关要求清点、交接。
     4、本校人员借阅基建档案,要经领导审批和进行登记。外单位借阅基建档案,需经分管领导同意方可借阅。
四、声像档案管理
     1、声像档案的收集范围包括学校各项活动中形成的具有保存价值的照片、光盘、录音带、录像带及其数码资料等。
     2、本校人员拍摄和录制的声像资料,由负责拍摄和录制的人员收集;聘请外单位人员拍摄和录制的声像资料,由聘请者负责收集:年底送交档案室保管。
     3、档案室对收集到的声像资料,按照有关规范标准要求进行整理编目。数码照片、录音带和录像带等资料随时存入专用硬盘。
五、电子档案管理
     1、电子档案的收集范围:本校职能活动、行政管理以及业务管理活动中通过特定编辑软件生成的各种文本文件;利用计算机辅助设计、辅助制造等技术形成的单独承担文件职责的具有查考利用价值的数据文件、图形文件;采用数字设备采集制作的图像文件;使用视频捕获设备录入或使用动画软件生成的影像文件;用音频设备录入的声音文件;软件开发活动中形成的程序文件;支持文件顺利读取的软硬件和相关数据。
     2、计算机管理人员平时注意积累电子文件材料,每年12月31日前,将应该归档保存的电子档案收集送档。
     3、档案管理员负责将已收集齐全的电子档案分类整理,编目造册。
六、实物档案管理
     1、凡是本校获得或者形成的具有保存价值的奖状、奖牌、奖杯、证书、奖旗等实物,都属于收集范围。
     2、办公室负责收集登记实物档案,年底由档案员对收集的实物进行整理、编目。
     3、实物档案的参阅、利用按照规定执行,档案员做好登记和利用效果记录。

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